Prozessautomatisierung mit KI: Ein ehrlicher Realitätscheck
Was KI bei der Prozessautomatisierung wirklich leisten kann, wo sie kläglich scheitert und warum der Hype für Schweizer KMU gefährlich ist.
Wenn man LinkedIn oder Tech-Blogs liest, könnte man meinen, dass KI heute schon das gesamte Unternehmen vollautomatisch steuert. Die Realität in Schweizer KMU sieht jedoch oft anders aus: Medienbrüche, Excel-Chaos und Prozesse, die seit 15 Jahren "halt so gemacht werden".
Als Agentur für Prozessautomatisierung erleben wir täglich die Diskrepanz zwischen Erwartung und Machbarkeit. Zeit für einen schonungslosen Realitätscheck.
Was KI heute wirklich hervorragend kann
Fangen wir mit dem Positiven an. Es gibt Bereiche, in denen KI bereits heute verlässliche, messbare Mehrwerte liefert:
- Unstrukturierte Daten strukturieren: Ein PDF-Lieferschein, der eingescannt, schief fotografiert und teilweise handschriftlich ergänzt wurde? Früher ein Albtraum für die Automatisierung. Heute kann KI (wie GPT-4V) diese Dokumente extrem zuverlässig auslesen und in saubere JSON-Daten für das ERP-System umwandeln.
- Textklassifizierung: Das Sortieren von eingehenden Support-Tickets nach Dringlichkeit oder Fachbereich funktioniert mit modernem NLP (Natural Language Processing) fast fehlerfrei.
- Wissensmanagement (RAG): Ein Chatbot, der das gesamte interne Firmenwissen kennt und Mitarbeitenden bei Fragen zum Ferienreglement oder zu technischen Spezifikationen sofort die richtige Antwort aus dem Handbuch liefert.
Wo KI (noch) kläglich scheitert
Der grösste Irrtum ist der Glaube an die "Autonomie".
Die KI trifft keine strategischen Entscheidungen. Wenn du einen Prozess automatisierst, bei dem es auf Fingerspitzengefühl, Empathie oder das Abwägen von nicht-dokumentierten Faktoren ankommt, wird die KI scheitern – oft spektakulär.
Beispiel: Die Freigabe von Kulanzfällen im Kundenservice. Eine KI kann Vorarbeiten leisten (Daten sammeln, Historie zusammenfassen), aber die Entscheidung muss beim Menschen bleiben. KI hat keinen gesunden Menschenverstand.
Die grösste Gefahr: Den falschen Prozess automatisieren
Bill Gates hat es treffend formuliert: "Die erste Regel jeder Technologie, die in einem Unternehmen eingesetzt wird, lautet, dass die Automatisierung eines effizienten Vorgangs die Effizienz steigern wird. Die zweite lautet, dass die Automatisierung eines ineffizienten Vorgangs die Ineffizienz steigern wird."
Wenn du einen schlechten, chaotischen Prozess mit KI automatisierst, hast du danach einfach einen extrem schnellen, automatisierten chaotischen Prozess.
Bevor wir bei Kunden auch nur eine Zeile Code schreiben oder ein KI-Modell trainieren, räumen wir auf. Wir standardisieren. Erst wenn der Prozess auf dem Papier "sauber" ist, lohnt sich der Einsatz von Technologie.
Fazit: Pragmatismus schlägt Hype
Lass dich nicht von den vollmundigen Versprechen der Software-Hersteller blenden. Die besten Automatisierungsprojekte sind oft langweilig: sie sparen einfach jeden Tag 30 Minuten Arbeitszeit bei einer mühsamen Routineaufgabe.
Das klingt vielleicht nicht nach der grossen KI-Revolution, ist aber genau das, was sich am Ende des Jahres in Zahlen auszahlt.
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